Mitte kaua aega tagasi oli aeg - isegi pärast seda, kui e-post muutus tavaliseks - kirjutasid inimesed paberile kirju, tänades teid hästi tehtud töö eest, või kirjutasid kiire märkuse tänukaardile. Tänapäeval saadetakse nutitelefonide ja sülearvutite levimusega enamik tänukirju e-kirjadena. Ajastul, mil etikett muutub peaaegu sama kiiresti kui tehnoloogia, on oluline teada, millal peaksite kiirele sõnumile vastama ja kuidas peaksite oma vastuse sõnastama.
Millal vastata ... Ja millal mitte
Tegelikult pole reeglit, mis näeks ette, et peate aitäh-meilile vastama. Kui soovite siiski ärisuhet jätkata või kliente rahul hoida, on e-posti aadressi tunnustamine sageli hea mõte.
Kui müügiesindaja saadab teile e-kirja, tänades teid, et temaga telefonitsi rääkisite, ja teil pole vaja tema ettevõtte tooteid, võib talle vastamine avada ukse lõputule reale sõnumitele, mida te eelistaksite mitte saada. Sellisel juhul on e-posti kustutamine üsna vastuvõetav.
Teisalt, kui klient saadab teile meilisõnumi erakordse teenuse eest, peaksite tõenäoliselt vastama. Samamoodi peaksite tõenäoliselt vastama, kui e-kiri sisaldab küsimusi, mis vajavad vastust.
Teie vastuse peegeldamine
Nagu enamiku meilivastuste puhul, on peegeldamine hea viis tagada, et teine inimene võtab teie vastuse hästi vastu. Sõltumata sellest, kas tänusõnumil on teie täielik nimi ja kas see kasutab ametlikku kirjutamisstiili või on see lihtne lause ilma kirjavahemärkide ja suurtähtedeta, saate tavaliselt vastata mitterahaliselt.
Kliendi e-kirjadele vastamine
Kui klient võtab aega tänuteate kirjutamiseks, peaksite alati vastama, isegi kui soovite ainult kinnitada, et olete selle saanud. Õnnelikest klientidest saavad mitte ainult korduvad kliendid, vaid nad suunavad tõenäolisemalt ka oma sõbrad ja kaastöötajad teie juurde.
Üks võimalus head tagasisidet väärtustada on küsida oma kliendilt, kas saaksite kasutada tema e-posti aadressi oma seinale printimiseks või oma veebisaidile lisamiseks.
Näide:
Kallis pr Frazier,
Tänan, et leidsite aega mulle kirjutada. Mul on alati hea meel õnnelikust kliendist kuulda! Kas oleksite vastu, kui tsiteeriksime teid meie veebisaidi iseloomustuste lehel?
Töötaotlejatele vastamine
Tänased tööotsijad järgivad peaaegu alati aitäh, hoolimata sellest, kui hästi või halvasti intervjuu läks. Taotleja e-kirjale vastamata jätmine on harva hea vastus, kuna on tõenäoline, et ta võib teiega uuesti ühendust võtta.
Kui te pole juba otsustanud taotlejale tööd anda, ei tohiks teie vastus vihjata sellele, et taotleja võib tööd saada. Muidugi, kui te pole otsustav, ei tohiks ka vastus nende lootusi purustada. Säilitage professionaalne toon ja andke taotlejale teada, mida ta peaks järgmise sammuna ootama.
Näide:
Oli hea meel teiega kohtuda. Lähipäevil intervjueerime veel mõnda kandidaati. Kui otsustame jätkata teist intervjuud, võtan teiega ühendust enne nädala lõppu.
Kui olete kindel, et kandidaat ei sobi teie organisatsiooni jaoks hästi, võite otsustada olla otsesem.
Näide:
Oli hea meel teiega kohtuda. Kahjuks kahtlen, kas me järgneme intervjuule praegu. Hoidame teie jätkamist siiski failis, kui peaksime veel ühe avamise tegema. Soovin teile parimat tööotsimisel.
Pange tähele, et mõlemas näites eraldab kirjanik end ettevõttest, justkui öeldes: "kuigi mulle isiklikult meeldis teiega rääkida, palkab ettevõte kellegi teise." See aitab vähendada tagasilükkamise kipitust, muutmata seda isiklikuks.
