Kui maksuhooaeg igal aastal ringi veereb, võib paberimajandus, mida ettevõte peab korraldama ja IRS-ile esitama, tunduda ülekaalukas. Sõltumata sellest, kui äriline on ettevõte üleujutatud ja hõivatud, peavad kõik IRS-ile esitatud avaldused olema võimalikult täpsed, et vältida föderaalvalitsuse auditeid või kohtumenetlust. Töötajatega ettevõtete jaoks on üks oluline dokument, mis tuleb igal aastal täita, väljaanne W-2.
Seadus ja W-2
Vorm W-2 kajastab töötajale ühe aasta jooksul makstud maksustatavaid palku koos selle aasta palgalt kinnipeetud töömaksudega. Föderaalse seaduse kohaselt peavad kõik tööandjad saatma töötajatele W-2 väljavõtteid, olenemata sellest, kui madal on töötasu või palk. Neid W-2 väljavõtteid saab saata kas paberkandjal või digitaalselt ning töötajad peavad need saama hiljemalt järgmise aasta 31. jaanuariks. Tööandjad peavad IRS-ile esitama ka töötajate W-2 koopiad.
Hoiatus
W-2 vormide õigeaegse saatmata jätmise korral võidakse teie ettevõttele maksta märkimisväärseid trahve. Alates 2018. aastast võidakse vormi eest trahvida vahemikus 50 kuni 260 dollarit, olenevalt sellest, kui hilja teie postitus on. Väikeettevõtete jaoks võib maksuaasta maksimaalne rahaline karistus olla vahemikus 187 500 kuni 1 072 500 dollarit.
Puuduvad või valed W-2-d
Mõnikord võivad W-2 vormid olla valed või postis kaduma minna. Sellistes olukordades pöörduvad töötajad tõenäoliselt teie palgaarvestuse või personaliosakonna poole, et taotleda paranduste tegemist või vormi koopiat. Teie töötajad peaksid olema valmis neid taotlusi viivitamata täitma, eriti kui maksuhooaeg lõpeb ja see saabub esitamise tähtajale lähemale.
Puuduvate W-2 asendaja
Puuduvate vormide W-2 asendamiseks koostab IRS töötajale vormi 4852. Vastavalt IRS-ile saab seda vormi kasutada W-2 asemel, kui töötaja ei pea W-2 veel enne esitamise tähtaeg. Vormi 4852 kasutamine võib maksu tagasimaksmist siiski edasi lükata, kuna IRS peab vormil teavet kontrollima. Kui töötaja esitab vormi 4852 ja saab hiljem parandatud või puuduva W-2 ja saab aru, et osa 4852-st sisalduv teave oli ebatäpne, saab ta vormi 1040X esitada IRS-ile. Vorm 1040X on muudetud tuludeklaratsioon.
Muud maksuvormi küsimused
Tööandjad on seaduslikult kohustatud hoidma W-2 vorme toimikus vähemalt neli aastat. Tööandjad peavad seaduslikult täitma ka töö identifitseerimisnumbri (EIN) vormi. Täidetud EIN-vormid väljastavad tööandjatele iga töötaja kohta individuaalsed tööandja maksu-ID-d. Need maksu ID-d on nõutavad töötajate palkade ja maksude kinnipidamise aruandluses. EIN-vormi saamiseks pöörduge IRS-i poole telefonil 1-800-829-4933.
