Internal Revenue Service andmetel tuleks W-2 vormid töötajatele välja saata hiljemalt 31. jaanuariks eelmise kalendriaasta tuletatud vormide puhul. Ehkki töötajad ei pruugi neid sel kuupäeval posti teel kätte saada, tuleb nad vähemalt sel hetkel välja saata. Ettevõtete jaoks, kes seda konkreetset protokolli ei järgi, võivad olla tagajärjed.
Rahulolematute töötajate vältimine
Lisaks ametlikele probleemidele, mis teil võivad tekkida sisemise tuluteenistuse (IRS) poolt W-2 vormide õigeaegse välja saatmata jätmise tõttu, peate võib-olla tegelema väga rahulolematute töötajatega, kellest paljud tõenäoliselt ootavad maksudeklaratsioon. Töötajad ei tohi lisaks teile kaebusi esitada ka IRS-ile, mis võib teie ettevõtte suhtes täiendavat uurimist õhutada, kui selle teema kohta esitatakse arvukalt kaebusi.
IRS trahvi hindamine
IRS jagab trahve vastavalt sellele, kui hilja teie W-2 vormid esitatakse. 30 päeva jooksul alates tähtpäevast esitatud W-2-de eest makstakse trahvi 50 dollarit vormi kohta, väikeettevõtte puhul aga maksimaalselt 187 500 dollarit. Enne 1. augustit, kuid hiljem kui 30 päeva esitatud vormide puhul tõuseb karistus 100 dollarini vormi kohta ja maksimaalne trahv on 536 000 dollarit. Pärast 1. augustit esitatud vormide maksimaalne trahv on vormi kohta 260 dollarit kuni 1 072 500 dollarit aastas.
Täpsete vormide tagamine
Lisaks W-2 vormide õigeaegsele saatmisele peate tagama ka nimetatud vormide õigsuse. IRS-i veebisaidi andmetel, kui esitate IRS-ile vormi W-2, milles väidate, et maksite konkreetsele töötajale teatud summa raha ja te seda ei maksnud, on sellel isikul õigus teile kahju hüvitamise vastu hagi esitada. Hinnatakse trahvi 530 dollarit vormi kohta, kus puudub maksimaalne summa. Võimalik, et peate valedokumendi esitamise eest maksma ka 5000 dollari suuruse trahvi ning teile võidakse esitada kriminaalsüüdistus.
Salvestused ja suhtlus
Mõnikord, kui annate oma töötajatele vähemalt teada, et jooksete W-2-ga taga, kuid tegelete nende väljasaatmisega, võib rahulolematust olla vähem kui siis, kui te üldse midagi ei ütle. Samuti, kui saadate tähtajaks W-2 välja, kuid olete selle vale või vana aadressi eest tagasi saatnud, ärge avage seda ega visake ära. Pange see töötaja toimikusse ja salvestage see juhuks, kui ta teiega vormi saamiseks ühendust võtab; teil on vähemalt tõendid selle kohta, et proovisite seda saata.
