Sisekontroll on põhimõtted ja protseduurid, mis on kehtestatud raamatupidamissüsteemide jätkuva usaldusväärsuse tagamiseks. Täpsus ja usaldusväärsus on raamatupidamismaailmas esmatähtsad. Ilma täpsete raamatupidamisdokumentideta ei saa juhid teha täielikult teadlikke finantsotsuseid ja finantsaruanded võivad sisaldada vigu. Raamatupidamise sisekontrolliprotseduurid võib jagada seitsmesse kategooriasse, millest igaüks on mõeldud pettuste vältimiseks ja vigade tuvastamiseks enne, kui neist probleemideks saavad.
Näpunäide
Seitse sisekontrolliprotseduuri on tööülesannete lahusus, juurdepääsukontroll, füüsilised auditid, standarddokumentatsioon, proovisaldod, perioodilised lepitamised ja heakskiitev asutus.
Tööülesannete lahusus
Tööülesannete lahutamine hõlmab vastutuse jagamist raamatupidamise, hoiustamise, aruandluse ja auditeerimise eest. Edasised kohustused on lahus, seda väiksem on üksiku töötaja võimalus pettusi sooritada. Väikeettevõtete jaoks, kus töötab vaid mõni raamatupidamistöötaja, võib sama eesmärki täita vastutuse jagamine kahe või enama inimese vahel või kriitiliste ülesannete läbivaatamise nõudmine kaastöötajatelt.
Raamatupidamissüsteemi juurdepääsu kontroll
Juurdepääsu kontrollimine raamatupidamissüsteemi erinevatele osadele paroolide, lukustuste ja elektrooniliste juurdepääsulogide abil võib volitamata kasutajaid süsteemist eemal hoida, pakkudes samal ajal viisi süsteemi kasutamise kontrollimiseks, et tuvastada vigade või lahknevuste allikas. Tugev juurdepääsu jälgimine võib samuti ära hoida pettusekatseid.
Varade füüsiline audit
Füüsilised auditid hõlmavad sularaha ja raamatupidamissüsteemis jälgitavate füüsiliste varade, näiteks varude, materjalide ja tööriistade, käsitsi loendamist. Füüsiline loendamine võib paljastada varjatud lahknevusi kontojääkides, möödudes elektroonilistest dokumentidest. Müügipunktides saab sularaha lugeda iga päev või isegi mitu korda päevas. Suuremaid projekte, näiteks käsitsi loendamise inventuur, tuleks läbi viia harvemini, võib-olla aasta või kvartali baasil.
Standardiseeritud finantsdokumentatsioon
Finantstehingute jaoks kasutatavate dokumentide, nagu arved, sisemised materjalitaotlused, varude kviitungid ja sõidukulude aruanded, standardimine võib aidata aja jooksul arvestuse pidamisel järjepidevust säilitada. Dokumendi standardsete vormingute kasutamine võib varasemate kirjete ülevaatamise hõlbustada süsteemis lahknevuse allika otsimisel. Standardimise puudumine võib põhjustada sellise ülevaatuse käigus üksuste tähelepanuta jätmise või valesti tõlgendamise.
Päevased või iganädalased proovisaldod
Kahekordse raamatupidamise süsteemi kasutamine lisab usaldusväärsust, tagades raamatute alati tasakaalus. Sellegipoolest on vigadel endiselt võimalik topeltkirjesüsteem igal ajahetkel tasakaalust välja viia. Päevase või iganädalase proovisaldo arvutamine võib anda regulaarselt ülevaate süsteemi olukorrast, mis võimaldab teil lahknevusi võimalikult varakult avastada ja uurida.
Perioodilised lepitamised raamatupidamissüsteemides
Aeg-ajalt toimuvad raamatupidamise ühitamised võivad tagada, et teie raamatupidamissüsteemi saldod kattuvad teiste üksuste, sealhulgas pankade, tarnijate ja krediidiklientide kontode saldodega. Näiteks hõlmab panga leppimine sularahajääkide ning hoiuste ja laekumiste kirjete võrdlemist teie raamatupidamissüsteemi ja pangaväljavõtete vahel. Seda tüüpi täiendavate kontode erinevused võivad paljastada teie kontode vigu või lahknevusi või võivad vead tekkida teistest üksustest.
Tüübikinnitusasutuse nõuded
Konkreetsetelt juhtidelt teatud tüüpi tehingute volitamise nõudmine võib lisada raamatupidamisdokumentidele vastutuse kihi, tõestades, et asjakohased asutused on tehinguid näinud, analüüsinud ja heaks kiitnud. Suurte maksete ja kulude kinnituse nõudmine võib takistada hoolimatutel töötajatel näiteks ettevõtte fondidega suuri petlikke tehinguid teha.
