Kui töötaja käitumine kahjustab teie meeskonna tootlikkust ja moraali, on aeg tegutseda. Ehkki teie murede arutamiseks on hädavajalik töötajaga kohtuda, annab allumiskirja järgimine töötajale mitte ainult märku, et tema käitumine on vastuvõetamatu, vaid annab teie ettevõttele ka dokumentatsiooni, mida saab kasutada kohtuprotsessis või töötuse nõude vaidlus.
Järgige ärikirjavahetuse reegleid
Kirjutage kiri ettevõtte kirjaplangile. Kui saadate kirja e-posti teel, siis salvestage kiri .pdf-vormingus ja saatke see manusena. Alustage tähte memovormingus, mis annab olulist teavet kirjavahetuse kohta.
Näide:
TO: Jane Smith
PÄRAST: Jerry Smythe [selle rea algustäht]
TEEMA: Kontori väärkäitumine
KUUPÄEV: 23. august 2019
Esitage faktid
Allumiskiri ei ole võimalus väljendada oma kaebusi töötajale, kellest on saanud tüli või vastutus. Hoidke oma kiri lühike, keel tundetu ja veenduge, et teie mured ja tagajärjed töötajale oleksid selged.
Näide:
Nagu me täna kohtumisel arutasime, on mul tõsine mure teie käitumise pärast nii teie kolleegide kui ka iseenda suhtes. Rohkem kui ühel korral olete siin kontoris rühmakoosolekutel, üks-ühele aruteludel ja vestluste ajal ilmutanud lugupidamatust. See käitumine kahjustab kontorimoraali ja on muutunud vastutuseks Johnson & Greene'i projekti lõpuleviimisel.
Andke käitumise näiteid
Dokumenteerige kirja sisese halva käitumise juhtumid. Lisage kindlasti kuupäevad ja teiste kaasatud osapoolte nimed. Kirjeldage negatiivset käitumist kiretult. Ärge olge dramaatiline, kuid esitage üksikasjad, mis aitaksid kõigil kirja lugejatel aru saada, mis juhtus ja miks töötaja käitumine väärib noomitust.
Näide:
Eilsel kohtumisel (22. august 2019) oli teie käitumine ebaprofessionaalne ja häiriv. Pööritasite mitu korda silmi, kui Tim rääkis, katkestasite ta kaks korda ja pöördusite temast lõpuks kõrvale, kui ta üritas teiega oma muredest rääkida. Ohkasite ka kõvasti, kui Ruth talle aruande andis. Kui palusin teil selgitada, mis teid Ruthil öelda häirib, raputasite pead ja ütlesite, et selleks kulub liiga palju aega.
See käitumine järgnes teie puhangule 20. augustil 2019, mille jooksul tõstsite oma hääle Ericale, kui tal oli raskusi soovitud faili leidmisega. Sel ajal olid meil kontoris külalised ja ma võisin öelda, et neil oli piinlik, kui kuulsite, et te Ericat nii eemal kohtlete. Kui ma teiega juhtumist eraviisiliselt rääkisin, kehitasite õlgu ja ütlesite, et "Erica peab oma organiseerimatuse eest vastutama". Ma väitsin, et kuigi see võib nii olla, pole kunagi põhjust oma häält tõsta, eriti professionaalsetes tingimustes. Sa nõustusid tulevikus seda "vaigistama".
Täna, kui kohtusime 29. augusti koosolekul toimunu arutamiseks, kaitsesite end ja küsisite, kas mul on see teie jaoks välja mõeldud. Te nõudsite, et ma reageeriksin üle. Juhtisin tähelepanu sellele, et ettevõtte omanikuna on minu otsustada, millist kontorikultuuri ma soovin edendada. Ütlesite, et ma olen "liiga pehme" ja et äri läheb probleemide poole, kui ma inimesi jätkuvalt "mudin". Sa katkestasid mind kolm korda, kui ma üritasin oma seisukohta selgitada ja tormasin lõpuks oma kabinetist välja, kui ma veel sinuga rääkisin.
Märkus Tagajärjed
Kiri peaks selgitama selgelt töötaja praeguse käitumise tagajärgi ning ka seda, mida ta võib oodata, kui ta ei tee kohe muudatusi. Sageli on positiivsete muudatuste tegemiseks hea koostada kohese vastutuse plaan.
Näide:
Jane, kuigi mulle on üldiselt su töö muljet avaldanud ja ma hindan sind kui töötajat, on võimatu soodustada produktiivset, kollegiaalset töökeskkonda, kui töötaja käitub regulaarselt nii nagu sina. Selleks, et teile oma tegevuse tõsidust muljet avaldada ja anda meie meeskonnale aega end uuesti kokku võtta, peatan teid ülejäänud selle nädala jooksul ilma palgata. Lahkute kontorist täna, kolmapäeval, 23. augustil ja naasete alles esmaspäeval, 28. augustil kell 9 hommikul. Loodan, et see vaba aeg annab teile aega oma tegude üle järele mõelda ja kaaluda võimalikke samme, mis aitavad professionaalses keskkonnas sobivamalt toimida.
Esmaspäeval naastes saatke mulle palun e-kiri, et saaksime määrata aja, et arutada teie plaane teie käitumise käsitlemiseks. Kui aga teie abrasiivne käitumine jätkub, võite jätta mulle muud valikut, kui teid ametist vabastada. Loodan südamest, et selleni siiski ei jõua.
