Enamasti on möödas päevad, mil väikeettevõtete omanikud said oma toolidel ringi käia ja töötajatele teada anda: "Kohtume täna kell 4." Tehnoloogia on vabastanud töötajad kaugtööst ja lugematust asukohast. Kui tunnete mõnikord, et see reaalsus on teie väikeettevõttele lisanud "metsiku lääne" elemendi, kaaluge hädavajaliku lasso leidmiseks Microsoft Outlook 2010 versioone. See võib kõiki hõlpsalt ümardada - niipea kui saate teada, kuidas köie lahti keerata, et teha mõne lihtsa sammuga kalendrikirje.
Kalendrikande tegemine
Pärast Outlooki avamist kutsuge keegi koosolekule või sündmusele ühel kolmest viisist:
- Klõpsake vasakus ülanurgas nuppu „Uued üksused”. Seejärel klõpsake selle all valikut „Koosolek”.
- Klõpsake ikooni “Kalender” (teine ikoon ekraani vasakus alanurgas). Seejärel klõpsake nuppu „Uus koosolek” või „Uus kohtumine”.
- Klõpsake oma e-posti postkastis käsul „Vasta koosolekuga”.
Valige Outlook Kutsu osalejaid
Kasutage oma aadressiraamatut e-posti aadresside hankimiseks reale „Saaja”, kuhu saate kalendrikutse saajad loetleda. Teise võimalusena sisestage nende e-posti aadressid käsitsi. (Siinkohal võib olla mõistlik lisada need inimesed oma aadressiraamatusse. See säästab teid mõne hetke järgmisel korral, kui soovite kalendrikande teha.)
Täitke oma kalendrikutse
Pange oma kalendrikutsele viimistlus ja olulised detailid, täites:
- Teema rida
- Asukoht
- Algusaeg
- Lõppaeg rippmenüüde abil
Mõelge üksikasjadele
Enne kui vajutate nuppu „Saada“, kaaluge tarkust kirjutada tekstiväljale lühisõnum, mis selgitab kalendrikutse täpset olemust. See võib olla eriti kasulik, kui arvate, et kutse võib põhjustada telefonipäringuid või töötajate külastusi teie kontorisse. Sõnum võib selliseid katkestusi ära hoida, öeldes teie töötajatele, mida nad peavad teadma ja mida nad peaksid tegema valmisolekuks.
Kui soovite, et teie töötajad loeksid enne koosolekut faili, klõpsake enne kalendrikutse saatmist nuppu „Manusta fail”. Selleks, et nad seda tähelepanuta ei jätaks, kirjutage lühike sõnum, suunates nende tähelepanu sellele.
Kalendrikutse saatmine eemalt
Töötajatele kalendrikutse saatmiseks ei pea te olema tööarvuti külge kinnitatud nagu kauboi kaubakott. Saate selle oma iPhone'ist saata, avades kalendrirakenduse ja järgides neid samme:
- Looge „Uus sündmus” (või „Olemasolev sündmus”, kui edastate kutse juba loodud sündmusele).
- Puudutage nuppu „Muuda“.
- Puudutage valikut „Kutsutud”.
- Lisage nende inimeste e-posti aadressid, kelle soovite oma koosolekule või sündmusele kutsuda.
- Puudutage paremas ülanurgas asuvat nuppu „Valmis“, mis toimib saatmisfunktsioonina.
Outlooki kalendrikutse funktsiooni kasutamine on veel üks samm, mis aitab teie väikeettevõtte omanikuna korda ja korraldust tuua. Ja ka teie töötajad hindavad teie pingutusi.
